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Protokoll Vorbereitungstreffen 2

Treffen am 19.07.2011 im IFI, München

Anwesend

  • Philip Bauer
  • Steffen Lindner
  • Max Jakob
  • Patrick Gerken
  • Stefan Antonelli
  • Alex Loechel
  • Michael Stahl
  • Manuel Reinhardt
  • Hans-Jürgen Vetter

 

Location

  • Prof. Plate ist einverstanden
  • FH Angehörige sollten kostenlos Zugang haben, dann können wir die Räumlichkeiten auch kostenlos haben.
  • Termin entweder während CeBIT 5-11 März, KW 10 oder Fasching (KW 8). Cebit Termin ist kritisch, weil wir in den News voll untergehen.
  • Einstimmiger Beschluss: Fasching (KW 8) Mittwoch - Sonntag
  • TODO: Raum buchen (Max)

Hochschultagung

  • Die Vorträge der Hochschultagung werden ins normale Programm integriert.
  • TODO: Mit Hochschulliste absprechen (Max)

Webseite

  • Ploneconf.de ist registriert (Stefan).
  • Domain: plone.de aber eigene Seite für Tagung conf.plone.de oder so.
  • TODO: Die Theme von San Francisco kopieren (Steffen, Stefan, Michael)
  • TODO: Inhalte definieren (Steffen, Stefan, Michael)
  • TODO: Registrierung schreiben oder auslagern (Steffen, Stefan, Michael)
  • Seite muss fertig sein bis Mitte September
  • Registrierung sollte ab PyConDe? funktionieren, mit langer Early Bird.
  • Protokolle der Planung werden auf die Webseite gestellt
    Ja 10 Nein 0 Enthaltungen 0

Mailinglisten

Hotels

  • Max hat noch ne Liste vom letzten (vorletzten?) Jahr.
  • TODO: Prüfen, ob die Hotels noch aktuell sind. (Patrick)
  • TODO: Fragen nach special rates. (Patrick)
  • TODO: Recherchieren ob es wichtige Termine gibt, die sich mit unserem überlappen (?)

Catering

  • Leute der IFI-Cafeteria (Das sind die selben wie die, welche unser Catering für den WPD machen)
  • Max kriegt gute Preise.
  • Was gibts in der Nähe für Mittags:
    • Tolle Kantine vom Sozialministerium (erst ab 13:00)
  • Thema weiter vertagt.
  • Catering manager: Philip, Max

Social Event

  • Vorschläge Party
    • BMW Welt. TODO: Nachhaken was geht und was es kostet für 100/150 Leute :Patrick:
    • Traditionelles Brauhaus. TODO: Nachhaken was geht und was es kostet für 100/150 Leute :Max:
    • Bierkeller (Löwenbräu oder Augustiner) TODO: Nachhaken was geht und was es kostet für 100/150 Leute :Max:
    • Villa Flora. TODO: Nachhaken was geht und was es kostet für 100/150 Leute :Max:
    • Big Easy. TODO: Nachhaken was geht und was es kostet für 100/150 Leute :Michael:

Weiterer Event

  • Vertagt

Finanzen

  • Party Sponsor?
  • Kostenpunkte:
    • Social Event
    • Party
    • Catering
    • Keynote speakers
    • Scholarships (Anreise bezahlen für arme Studenten)
    • T-Shirts
    • Technik kaufen o. leasen
      • Beamer
      • Mikrofone
      • WLAN
      • Stromkabel
      • Netzwerkkabel
    • Photograph
    • Plone Masskrüge
    • Badges
    • Flyer
    • Broschüren. TODO: Steffen lässt sich nen Kostenvoranschlag machen
    • Plakate Damit die Leute die Konferenz finden
    • Office Supplies
    • Marketing
    • Video
    • Server
    • Hiwis
  • Nichtkosten
    • Miete
  • Einnahmen
    • Eintritt
    • Sponsoren
    • Social Event
    • Spenden
    • Rücklagen vom DZUG
    • Öffentliche Gelder? TODO: Gibts sowas? (Wer?)

Presse

  • Idee, Marketing package für Personen und Unis
    10 Plakete, 100 Flyer TODO: Steffen schaut, was es kostet
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • Lanyrd
  • Meetup.com
  • muenchen.de
  • Magazine
  • Weitere Ideen an :patrick:
  • TODO: Was kostet Marketing :Steffen:
  • Gibt es schon erste Einträge für nen Presseverteiler, hat jemand Pressekontakte
    TODO: juh fragen :patrick:
  • Ankündigungen
    • IT Magazine CT, Linux Magazin, ix, Computer Woche, IHK Magazin, Östereicher und Schweizer fragen, wo man dort ankündigen kann.
    • Webseiten heise open, ...
    • Zope, Plone, Python Konferenzen
    • Entscheiderkonferenzen in der Nähe. Broschüre und Flyer auslegen
    • Entwicklerkonferenzen in der Nähe. Webmontag...

Keynotes

  • Gibt es schon Ideen, wer als Sprecher gut wäre
  • Brainstorm:
    • Wo gehts hin, wo kommen wir her?
    • Plone in der brasilianischen Regierung.
    • Grosses Deployment von Plone (plone.org/support/sites/sites_listing?countries%3Alist=de) :max:
    • Security
    • Live-Hacking. Schauen ob es da jemanden gibt :patrick:
    • TODO: Philip überlegt weiter.

Personal

  • TODO: Patrick sucht Leute
  • Vorschläge:
    • Auf der Pycon.de fragen, wer helfen will.
    • Wer potentiell Freiwillige hat, an Patrick weitereichen.
    • Die Österreicher und Schweizer fragen.
  • Motivatoren
    • Spezial T-Shirts

Plone Foundation

  • TODO: Ansprechen für deren Segen™ und Name der Tagung abstimmen (Philip)
  • TODO: Fragen, welche Unterstützung es gibt Checklisten, Geld, Werbematerial. (Philip)

Träger

  • DZUG/yet to be named Python Verein soll Träger sein und ein bischen finanzielles Risiko tragen.
  • TODO: :max: und :philip: stellen den Antrag bei der nächsten Vorstandssitzung in zwei Wochen.

Sprints

  • Sprint (Nicht an FH!)
  • Sprints und Tutorials am Wochenende
  • Themen:
    • Deco
    • cmsui
    • deutschsprachige Screencasts
  • TODO: Nach der PloneConf?2011 auf der plone-dev ML fragen, was für bevorzugte Sprint Themen es gibt :Philip:

Tutorials

  • Verantwortlicher: offen
  • Vorschläge
    • Content Editing done right
    • Plone Deployments
    • Plone customizing
    • Screencasts für Kunden erstellen
    • Plone theming

Programm

  • Wie viele Tracks? Mehrheit für 2 parallele Tracks
  • TODO: Philip macht nen Zeiteinteilungsvorschlag.
  • Lightning talks.
  • Am ersten/zweiten Tag ab 15 Uhr Open Space.
  • Vertagt: Lightning talks morgens oder mittags?

Räume

  • Raumbedarf
    • Lounge, grösster Seminarraum Keine Veranstaltungen. Für reden, arbeiten, buch lesen.
    • Hörsaal für KN Den gibts, mit 250 Plätzen
    • Track 2 Raum Gibts, etwa 100 Plätze
    • Track 3 Raum (Wahrscheinlich nicht benötigt) Gibts, etwa 100 Plätze
    • Open space Räume Gibts, etwa 40 plätze. 3 Räume für Open Space
    • Foyer
    • Garderoben/Laptopsafe? Raum.
    • Orgaraum, abschliessbar. Wir brauchen 3 Schlüssel. TODO: :max: klärt Schlüsselfragen.
  • Vorbereitung nicht vergessen. Steckdosen verteilen
    TODO: Steckdosen und Verlängerungskabel kaufen/mieten :wer:
  • Planung 3 Tracks
    Garderobe :Manuel:
  • Klären, ob die Garderobe schliessfächer hat, oder was, wo man sicher auch über nacht die Geräte wegschliesst
  • Gibts günstige Versicherungen für sowas?

Nächstes Treffen:

Dienstag, 09.08.2011 um 18:30